Le métier de chargé d’affaires
Publié le 29 octobre 2021, modifié le 3 novembre 2021

Les anciens du GRIM : Interview de Thomas ORRU 

Temps de lecture : ~ 10 minutes

 

En quoi consiste le métier de chargé d’affaires ?

 

Le métier est assez simple à comprendre : nous avons un commercial dans l’entreprise qui traite nos demandes clients (c’est la première approche). Ensuite, je prends le relais et réalise le projet au niveau technique. En fait j’ai des clients qui m’appellent pour un évènement et je traite le projet de A à Z.

 

Concrètement, ce soir on a la demande d’un client qui nous dit : « voilà, je fais un évènement avec le club de Monaco jeudi. Je voudrais faire un diner conférence avec 2000 personnes sur Zoom ». Donc dans un premier temps le client te liste ses besoins, tu les analyses, puis tu les traduits dans un langage technique. Là on s’aperçoit tout de suite que 2000 personnes en Zoom ça peut être assez compliqué… Donc on va streamer l’évènement sur une plateforme à part. Dans ce genre de situation, mes expériences me servent énormément. Ce n’est pas seulement avoir lu des documents, c’est aussi avoir fait des conneries dans le passé qui te permettent d’anticiper certaines choses sur ces projets.

 

On a la chance de connaitre les lieux, donc on va savoir adapter en fonction du nombre de personnes : le système de sonorisation, le type de projection et diffusion LED, la taille de l’écran etc…

Une fois qu’on a tous ces paramètres, on essaie de coller ça au budget du client. Et enfin, j’évalue le nombre de personnes qu’il me faut sur le site.

Un des grands rôles de mon poste est la gestion client : expliquer pourquoi on a mis tel matériel, et pourquoi il y a tant de personnes pour faire telle tâche. C’est aussi lui faire comprendre que certaines de ses exigences sont irréalisables, et qu’il va falloir mettre en œuvre d’autres protocoles pour réaliser l’évènement.

 

En fait, la plupart de nos clients sont des non-professionnels de l’audiovisuel. Je travaille assez peu avec des agences techniques, ou des régisseurs techniques autres que les personnes que j’embauche moi. En général, mes clients sont des personnes du marketing, des assistants de directions qui souhaitent faire un séminaire… Ils me donnent aucunes contraintes si ce n’est « on a besoin de faire telle intervention à tel moment ». Donc c’est à moi de tout déterminer, et de faire l’interface entre le client et mes techniciens pour qu’ils puissent avoir les bonnes informations. Ça permet aussi de limiter le nombre d’interlocuteurs.

 

 

Comment t’es-tu intéressé à l’évènementiel ?

 

Comme tous les jeunes, on faisait des soirées ! Donc on faisait DJ pour l’un et pour l’autre, on achetait un peu de matériel, puis au bout d’un moment c’est devenu passionnant. J’aimais bien la lumière, donc je m’occupais de ça pendant qu’un copain à moi s’occupait du son. On s’achetait de plus en plus de matériel jusqu’à ce qu’on se dise « ça serait bien qu’on gagne notre vie avec ça ». Mais je ne voulais pas me lancer de manière autodidacte, je voulais avoir une bonne base, donc j’ai décidé de me former.

 

Après mon BTS Action commerciale, je me suis rendu compte que mon bagage technique était assez light, malgré ma passion pour l’audiovisuel. Grosso-modo, ma technique se résumait à savoir brancher une paire d’enceintes, des platines, un pont avec de la lumière et basta.

 

Le but à ce moment-là était de créer ma propre entreprise. Donc j’avais mon bagage commercial et je recherchais cette approche plus pro que proposais le Grim avant de me lancer sur le terrain. J’ai donc suivi une formation sur deux ans avec une base polyvalente en première année, et une deuxième année où l’on pouvait se spécialiser en son ou en lumière (correspond maintenant à la formation : Régisseur technique du spectacle vivant et de l’évènementiel). J’ai naturellement choisi la spécialisation lumière, où j’ai pu effectuer plusieurs stages, rencontrer beaucoup de gens en région lyonnaise et sur la côte.

 

 

Ces formations t’ont elles aidé ?

 

Oui ! Les stages en entreprises me permettaient d’appliquer ce que j’apprenais au GRIM. La plupart du temps on faisait nos stages dans de petites boites car c’était là où on apprenait le plus de choses. Tout ce que j’apprenais au fur et à mesure je pouvais l’appliquer le week-end d’après dans une boite du coin. Donc ça te donne du crédit auprès des gens avec qui tu bosses. Tu montres que tu as des compétences et que tu es dans une formation assez sérieuse. C’est plutôt motivant parce que tu es entouré de personnes qui t’apprécies, et tu te développes comme ça.

 

 

Quel a été ton parcours professionnel avant d’arriver à ce poste ?

 

A la sortie du GRIM en 2005, j’ai tout de suite monté mon entreprise de prestation technique audiovisuelle, comme je voulais le faire initialement. J’avais un tout petit parc matériel et déjà un client pour lequel je travaillais avant en tant que technicien. Au fil du temps l’activité s’est développée, et au bout de 2 ans plusieurs clients nous demandaient des projets assez sympas. Un de ces principaux clients qui était plus dans la partie informatique / évènement voulait se développer sur la partie audiovisuelle à Paris. Il tenait à notre collaboration, mais était dans une optique de développement externe, c’est-à-dire le rachat d’entreprises. Il m’a fait une bonne proposition et j’ai vendu la boite pour travailler avec lui et développer sa branche pendant 5 ans. A ce moment-là je faisais presque exclusivement de l’expo et du salon. C’était très intéressant, mais la vie parisienne a fini par me fatiguer, donc j’ai démissionné pour partir dans le sud. Une fois là-bas j’ai eu plusieurs expériences professionnelles pour finalement rejoindre Médiacom au cœur de Monaco.

 

 

Avec qui collabores-tu pour réaliser un évènement ?

 

Ces temps-ci, j’ai beaucoup fait appel à des techniciens son et vidéo. Parce que beaucoup de réunions et de conférences sont tournées vers la visio plutôt que vers le présentiel. Donc on a naturellement eu une forte demande sur des techniciens vidéos, des techniciens LED, des techniciens zoom, ZX…  Toutes ces nouvelles technologies qui ont explosé ces derniers mois. C’est vrai que pendant le confinement, on avait moins besoin de techniciens lumières, de machinistes ou de décorations à cause de la virtualisation des évènements. En ce moment ça repart un petit peu avec des évènements hybrides, c’est-à-dire en mi – présentiel mi – distanciel. On recommence à avoir des techniciens lumières pour l’ambiance, des techniciens déco pour mettre une scène et faire de l’habillage… On revient enfin aux demandes d’avant Covid avec des équipes plus éclectiques.

 

A côté de ça on a les commerciaux qui peuvent avoir un premier contact avec le client, la partie installation avec beaucoup de montage et de techniciens road, et la partie exploitation avec toute la régie.

 

 

Quelle est la journée type d’un Chargé d’affaires ?

 

Il n’y a pas de journées types, chaque évènement est différent, c’est ça qui est bien dans ce métier !  Mais on peut identifier quelques étapes entre le moment où le devis est validé et le moment où tu réalises le projet.

 

Pendant la préparation de l’évènement, la première étape va être de faire un bon point avec le service logistique pour être sûr qu’on a les bons profils aux bons postes. C’est aussi s’assurer que le site met bien tout en œuvre pour ton accueil, c’est-à-dire : l’électricité, les accès internet etc… s’assurer que ton équipe technique va bien pouvoir manger le midi et le soir, qu’ils vont bien être reçu là où il faut, et vérifier que les médias à diffuser le jour J ne sont pas erronés.

 

Quand tu es au bureau, c’est du traitement de dossier, de la réponse aux inquiétudes et aux questions, établir des devis, préparer des plans, faire des synoptiques de régie…

 

Le jour de l’évènement, tu te lèves tôt le matin pour pouvoir accueillir les équipes, faire un brief global et une petite vérification de la préparation de matériel. Parallèlement à ça, tu t’occupes aussi de faire l’interface avec le client et les équipes.

 

 

Quelles sont les qualités que doit avoir un chef de projet / chargé d’affaires ?

 

Beaucoup de patience (rires). De la patience avec le client et avec ses techniciens. C’est essentiel. Il faut toujours essayer de trouver les meilleures solutions sans paniquer, pour délester ton équipe technique.

 

 

Qu’est-ce que tu préfères dans ton métier ?

 

J’aime beaucoup le côté réflexion et le côté analyse de panne. Je ne vais pas dire que j’aime quand il y a des pannes, loin de là, je préfère quand il n’y en a pas. Mais je trouve quand même que c’est stimulant intellectuellement. La relation humaine que j’ai avec le client, que ce soit dans la négociation, ou dans la confiance qu’il nous porte une fois qu’on a réalisé plusieurs projets. Quand tu travailles en confiance avec des gens c’est juste génial. Tu es beaucoup plus détendu, tout en respectant le client et le lieu évidemment. J’aime beaucoup cette confiance dans les relations humaines, les rencontres que tu fais, les lieux sur lesquels tu travailles. La réflexion autour d’un dossier : comment le réaliser, se creuser la tête sur la technique et la technologie… Tout ça me plait beaucoup.

 

 

Le côté humain est-il important ?

 

Oui, le côté humain c’est presque 90% de ce métier. C’est-à-dire que si tu n’aimes pas parler aux gens, ou que tu es renfermé, alors ce n’est pas la peine de continuer dans cette voie. Même un technicien se doit d’avoir un relationnel assez développé.

 

En tant que chargé d’affaires, il faut s’occuper de son équipe technique et en prendre soin pour qu’elle travaille toujours dans de bonnes conditions. Tu ne peux pas tirer sur les gens, comme je l’ai vu précédemment dans d’autres entreprises. Se lever à 6h pour travailler jusqu’à 6h du lendemain matin en ayant mangé qu’un sandwich et une pizza froide le soir en régie, pour moi ce sont des choses qui ne sont pas possibles. Si tu veux que tes équipes soient efficaces, il faut qu’elles puissent travailler en confiance et dans de bonnes conditions. En fait c’est ta famille, il faut s’occuper d’eux.

 

 

Quelles sont les avantages et inconvénients du métier ?

 

Pour les inconvénients, je dirais que ce sont les plages horaires. Pour une vie de famille ce n’est pas toujours simple. Par exemple j’avais 3 congrès qui se chevauchaient dans la même semaine il y a 15 jours. Donc tu commences tôt le vendredi matin sur un montage, puis tu suis une équipe qui est dans tes locaux pour le montage du lendemain, tu travailles le samedi / dimanche, t’as des re-set-up certains soirs… Et en fait tout s’enchaine.

 

C’est aussi un métier qui est assez saisonnier. C’est-à-dire que tu vas avoir de longues périodes creuses, et puis d’un coup tout le monde veut faire son évènement en même temps. Donc tu n’as plus de personnels et plus de matos, c’est assez pesant moralement. C’est même la partie la plus stressante du métier pour moi.

 

A côté de ça tu créer des relations, tu rencontres des gens très intéressants, tu voyages, tu travailles sur des sites dans lesquels tu n’aurais jamais travaillé dans d’autres commerces… mais c’est le côté « non routinier » du travail qui est le plus intéressant pour moi. Entre la diversité du type d’opération, la diversité des gens et la diversité des lieux, c’est vrai qu’il n’y a pas une semaine où tu fais la même chose. C’est assez stimulant parce que tu n’es jamais enfermé dans une routine.

 

 

Quels sont tes conseils pour devenir chargé d’affaires ?

 

Déjà d’essayer de se former au maximum. Maintenant, on a pas mal de tutoriels de fabricants directement en vidéo qui sont très complémentaires aux formations scolaires. Et surtout d’écouter les bonnes personnes, de rentrer dans ce métier sans trop d’orgueil. Il faut accepter de pousser des caisses, et de faire des choses que tu n’aurais pas forcément envie de faire au début. Si tu montres de l’envie, tu vas rapidement évoluer, et passer de Road à Régisseur en un claquement de doigt.


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